Comment établir un rétro-planning des préparatifs ?

Il est toujours utile de prévoir la liste de choses à faire avant d’organiser une fête. Et mieux encore, d’établir l’ordre des choses qui doivent être faites… pour éviter de perdre du temps et pour garder une certaine cohérence.

Le tout début du projet : choisir le lieu, choisir la formule

Une belle occasion se présente pour organiser un événement : une belle victoire dans la vie, une nouvelle demeure, un anniversaire de « quelque chose », une communion ou simplement l’envie.

Si la fête doit avoir lieu dans une salle faute de place, il est impératif de la trouver et de vérifier si la date est disponible et si oui, de la réserver.

Après avoir choisi la date et dressé la liste des invités, il faut aussi choisir la formule.

Cela dépendra bien sûr du nombre de convives et de l’endroit, mais aussi de l’occasion.

  • Repas classique servi à table ?
  • Walking-dinner ?
  • Buffet ?
  • Auberge espagnole ?

Si vous choisissez une formule avec traiteur, il est déjà temps de vous renseigner pour trouver celui qui correspondra le mieux à votre demande. Et par ailleurs, il pourra vous conseiller sur la formule.

Idéalement, il est recommandé de faire un timing (souple) pour votre événement : Cela vous sera utile pour l’envoi des invitations mais aussi pour les éventuels prestataires, comme le traiteur.

Ce timing tient en quelques lignes et prendra en compte d’éventuelles contraintes extérieures. Il vous permettra de donner le bon tempo à votre fête.

Par exemple :

19h : arrivée des invités et apéro

20h30 : service du repas

22h – service du dessert

23 h : la musique

Dans les 3 mois  avant la réception

  • Choisir le traiteur et confirmer votre demande
  • Imaginer éventuellement un thème
  • Envoyer les invitations (pas plus tôt que 6 semaines à l’avance)

Les points qui peuvent se régler à l’avance, dans le mois qui précède

Si vous avez choisi de faire appel à un traiteur, il est grand temps de le réserver et de fixer la formule et le menu.

Ensuite, il faut faire la liste du matériel utile : frigos pour les plats préparés la veille mais aussi pour les boissons, les tables et/ou mange-debout, les chaises et/ou tabourets, le nappage et les serviettes. Et un bar ?

Pour cela, peut-être prévoir une seconde visite de la salle ?

Après, penser aux plats, raviers, ramequins pour l’apéro, aux assiettes plates ou profondes selon le(s) plat(s), les assiettes à dessert.

Et ne pas oublier les verres adéquats : les flûtes pour les bulles, les verres à vin, les verres à eau et/ou à long drink et les verres spécifiques si vous servez un cocktail ou une boisson particulière comme le whisky.

La décoration en fonction du thème ou de l’occasion, à faire deux semaines avant

Imaginez votre décoration et faites les emplettes pour concrétiser votre idée. Qu’il s’agisse de ballons, de guirlandes, de drapeaux…  S’il s’agit de fleurs : passez votre commande chez le fleuriste.

La liste des courses, au début de la semaine

Les invités ayant pour la plupart répondu- sinon, relancez les !-, vous connaissez à présent le nombre de convives !

Vous pouvez donc préparer votre liste de courses pour le repas, répartir les plats pour l’auberge espagnole, confirmer le traiteur.

Il est temps également de faire la commande chez le brasseur. Il vous aidera pour la commande à prévoir et surtout il reprendra les « invendus ».

2 jours avant la réception

Faites les courses et organisez les bien dans le frigo et les placards pour garder un aussi grand espace de travail que possible.

La veille de la fête

C’est le jour qu’il faut passer en cuisine pour bien tout préparer : les mises en bouche, les plats, si c’est vous qui cuisinez !

C’est aussi à ce moment qu’il faut commencer à organiser votre espace. Votre commande au Mascaron sera disponible dès ce jour-là, à l’enlèvement ou à la livraison. Dresser les tables, préparer les décorations, organiser un vestiaire.

C’est le jour J !

Nous y sommes, c’est aujourd’hui ! Il ne reste que peu de choses à faire : aller chercher le dessert chez le pâtissier, et les fleurs chez le fleuriste, mettre les boissons au frais, et se faire beaux !

Ce soir, c’est la fête !

Astuce : acceptez l’aide qui vous est proposée !

Lorsque vous organisez un événement, des personnes proches sont prêtes à vous aider ! Et préparer la fête, c’est déjà faire la fête !  Acceptez avec plaisir cette aide et organisez soigneusement les tâches que vous allez attribuer à chacun : le vestiaire ? le verre d’accueil ? le remplissage des verres vides ? le service du buffet ? …

Et pensez ensuite à les remercier par une attention particulière !